Hoe in-house counsel advocaten kiezen - en dumpen

De zakelijke en juridische skills zijn voor bedrijfsjuristen slechts een deel van de redenen om een advocatenkantoor te selecteren. Van groot belang is ook het mensenaspect en het begrijpen van de business. Kosten zijn in elk geval niet het belangrijkst, hoewel dat bij de afweging om een kantoor opnieuw in te huren zwaarder weegt. Dat zijn enkele uitkomsten van een onderzoek van Martindale-Hubell en The Global Legal Post onder 219 in-house counsel in 16 West-Europese landen.

Het onderzoek naar criteria bij de selectie van advocatenkantoren en de redenen om bij die kantoren klant te blijven, werd in januari en februari van dit jaar gedaan via een online enquête. Resultaat is het onderzoeksrapport The selection and retention of Law Firms in Western Europe. Exploring selection criteria and the retention of preferred law firms amongst Western European in-house counsel.

74% van de counsel uit het onderzoek gaf aan dat de workload van hun team het afgelopen jaar gestegen is. Bij slechts 22 procent echter is ook het budget gestegen. Die twee ontwikkelingen zouden ertoe kunnen leiden dat ze zich beter gaan focussen op de kosten van externe advocaten. Toch moeten de onderzoekers concluderen dat, ondanks het feit dat budgetbeheer voor bedrijven een van de grotere uitdagingen is voor komend jaar, de kosten niet zo hoog op het lijstje staan van criteria om een advocatenkantoor te selecteren. Cliënten blijven zich voornamelijk focussen op de kwaliteit en efficiëntie van het advies. Bovenal wil de cliënt dat zijn adviseur de behoeften van de business doorgrondt.

Dat laatste is meteen ook dé factor die door de meeste respondenten (72%) als 'zeer belangrijk' wordt aangemerkt. In het hele onderzoek blijft het naar voren komen: wie niet aan die eis voldoet, kan het wel schudden bij de potentiële klant. Verder hecht men een groot belang aan snel reageren (57%), service en omgang met de cliënt (56%) en expertise van de adviseur (55%). De kosten zijn zoals gezegd niet voor iedereen prioriteit bij het inhuren van een advocatenkantoor. Het percentage dat het 'zeer belangrijk' noemt is 29%. Overigens, onder de bedrijven die jaarlijks een legal budget hebben van meer dan 100 miljoen, vinden alle counsel een excellente service zeer belangrijk.

Chemistry

De onderzoekers ontwaren in het lijstje selectiecriteria ook verschillen tussen landen. Meest opvallende verschil zit in het belang dat West-Europese counsel hechten aan 'chemistry' of de persoonlijke relatie tussen advocaat en bedrijfsjurist. Van de Nederlandse respondenten vindt respectievelijk 17 en 83% - tezamen dus alle Nederlandse deelnemers - chemistry 'very important' en 'of some importance'. In vergelijking met de cijfers van Duitsland, Finland en Italië is dat erg veel, waar voor de counsel chemistry volgens 54, 46 en 30 procent 'of some importance' is. Nederlanders vinden het ook heel belangrijk (83%) dat de adviseur een trusted advisor is, en niet slechts een 'juridische technicus'. Ter vergelijking: onder het totaal aantal respondenten is dat iets meer dan de helft.

Bij de beslissing om klant te blijven, oftewel om een kantoor opnieuw in te huren, zijn de factoren die meespelen in beginsel hetzelfde. De volgorde van hoe zwaar ze tellen is alleen anders. Nog altijd staat het begrijpen van de business op nummer 1, samen met de kwaliteit van het team. Op 2 komen de kosten om de hoek kijken. Voor de instandhouding van de relatie met een kantoor noemt 71% van de counsel de kosten 'zeer belangrijk', terwijl dat bij de selectie 29% was.

Andersom kan het niet voldoen aan de criteria leiden tot het verwijderen van een kantoor van de preferred list. Slechte service en het niet begrijpen van company needs zijn funest. Ook wanneer een counsel merkt dat een kantoor oneerlijke tarieven hanteert in vergelijking met andere cliënten, wordt dat niet gewaardeerd; voor 58% zou dat een reden zijn om van een kantoor af te stappen. Het niet goed inschatten van de kosten is voor 41% reden om de relatie te verbreken. Verder kunnen niet effectief communiceren en het slecht onderhouden van de relatie daartoe een reden zijn. Counsel zijn wat meer vergevingsgezind als advocaten niet goed omgaan met technologie (10%).

Lees het hele onderzoeksrapport hier.

    | Mail de redactie | Print