Onder de loep: projectmanagement bij Nederlandse advocatenkantoren

Ook in ons land is steeds meer bij advocatenkantoren het besef aanwezig dat de wensen van de klant uiterst serieus genomen moeten worden. Een van de mogelijkheden om de cliënt ook in de huidige tijd tevreden te houden, is het werken op basis van vastomlijnde projectplannen en het nauwkeurig managen daarvan. Sinds enkele jaren begint projectmanagement dan ook steeds meer vorm te krijgen. "Ons eigen tijdschrijfsysteem heeft een budgetteermogelijkheid in zich. Hij stond alleen nooit aan."

Door Sanne van Brunschot

Efficiëntie is het sleutelwoord dat hoort bij projectmanagement. Zeker nu de cliënt wil weten waar hij aan toe is, is het extra van belang om duidelijkheid te hebben over de kosten. Het declarabele uur is voor de cliënt moeilijk te controleren, maar komt in Nederland nog altijd veel voor. Echter, wel in steeds mindere mate. "Vroeger was het slikken of stikken: aantal uren maal het tarief. Maar we luisteren steeds meer naar de wens van de klant", zegt director Business Development Gerard Wentink van Baker & McKenzie. Daar vraagt de klant ook om. Wentink: "Steeds vaker willen ze weten dat de kosten bedrag X zijn."

Bij projectmanagement gaat het om het goed monitoren van het werk. "Het is niet: een zaak krijgen en beginnen met werken. Je moet van tevoren inschatten, budgetteren, zorgen voor controle op de budgetten en je daaraan houden. Het is belangrijk om met de cliënt te bespreken wat hij verwacht", zegt bestuurslid Kees Peijster van De Brauw Blackstone Westbroek. "Want we kunnen het werk doen voor tienduizend euro, voor twintigduizend, maar ook voor honderdduizend. Je kunt een splinternieuwe Volkswagen kopen of een splinternieuwe Rolls Royce. Dat is allebei kwaliteit, maar van een heel andere categorie. Als je vooraf bespreekt wat de cliënt verwacht, heb je de helft van het projectmanagement al te pakken."

Besef

Het besef dat transparantie en vooraf gemaakte afspraken steeds belangrijker worden, is er bij alle advocatenkantoren die we spraken over het onderwerp. Het ene kantoor is echter verder met projectmanagement dan het andere. Marketingdirecteur Jaap Bosman van Houthoff Buruma laat weten dat het bij zijn kantoor 'vanzelfsprekend' is. "Het is bij grotere en complexe zaken immers van groot belang efficiënt te werken en goed de kosten in de hand te houden."

Ook NautaDutilh is zich ervan bewust "dat naast inhoudelijke kwaliteit ook efficiëntie een absolute voorwaarde is in de dienstverlening aan onze cliënten. Projectmanagement is een belangrijk onderdeel daarvan met als doel tot een goede specificatie te komen van onze werkzaamheden en van hetgeen wij leveren, en in het verlengde daarvan ook van de prijs", aldus Managing Director Peter van der Meij.

Director Business Development & Marketing van AKD Bas Beljaars: "We zijn volop bezig met nadenken over wat voor andere modellen van afrekenen er zijn, transparantie naar de klant en het met hen afspreken wat je levert en onder wat voor condities. Maar als je vraagt of wij echt al van zulke systemen hebben, dan is het antwoord 'nee'.

Overzicht en controle

Projectmanagement is vooral nuttig bij de grotere zaken. Zeker als er meerdere rechtsgebieden bij betrokken zijn, zegt Marien Glerum van Boekel De Nerée. Ook Peijster van De Brauw is het daarmee eens: "Hoe meer mensen betrokken zijn bij een project, hoe belangrijker het is dat de voortgang onder controle wordt gehouden. Bij ons werken vaak veel mensen van verschillende secties aan een zaak, dan is het van belang dat we het overzicht houden."

Volgens corporate secretary Liesbeth Lanser van Stibbe is de vraag van de cliënt leidend. "Als de cliënt er behoefte aan heeft, maken we uiteraard een projectplan. Maar zo'n plan is eigenlijk alleen zinvol als de omvang van een opdracht vooraf redelijkerwijze te bepalen is." Bovendien moet volgens Wentink van Baker & McKenzie heel duidelijk zijn wat er moet gebeuren, welke partijen betrokken zijn, hoe het besluitvormingsproces in elkaar zit. Dat betekent dat een heleboel projecten zich er niet voor lenen om vooraf alles uit te stippelen. Wentink: "Een compleet nieuw project doe je niet zo snel tegen een vaste prijs. Je moet weten hoe de klant in elkaar steekt. Ook is het afhankelijk van het project zelf. Hoeveel weten we erover, hebben we eerder iets vergelijkbaars gedaan, voelen we ons comfortabel om het voor die prijs te doen?"

Inschattingen

Het inschatten hoeveel uren een project gaat kosten is niet gemakkelijk. Op basis van objectieve data is het in elk geval niet mogelijk, weet Kees Peijster van De Brauw Blackstone Westbroek. Dat heeft zijn kantoor eens geprobeerd met due diligence-onderzoeken en dat bleek geen succes. "Blijft over het inschatten op basis van eigen ervaringen." Dat zegt ook Glerum van Boekel: "We weten wat de stappen zijn die je in een bepaald project zet. Met de inhoudelijk kennis van de partner kan hij vervolgens inschatten waar eventuele knelpunten zitten."

Men is het erover eens dat de communicatie met de cliënt en het zo open mogelijk bespreken van verwachtingen bovendien essentieel zijn voor een goed projectplan. "Als we met de cliënt praten, kunnen we een goede taakbeschrijving maken en ook bepalen wat buiten de scope van de opdracht valt," zegt Glerum. Dan is het nog steeds moeilijk in te schatten wat het project in zijn geheel zal kosten. "Maar zaak X bestaat uit vijf onderdelen en op al die specifieke onderdelen kun je tijdschrijven", zegt Peijster. Het werk wordt dus opgedeeld in kleinere brokken. Die kleinere delen zijn beter te voorspellen dan het werk in zijn geheel.

Enige ruimte is er overigens soms wel binnen de gemaakte afspraken. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat kosten die in fase 1 niet gemaakt zijn, worden doorgeschoven naar fase 2 of dat uren waar men in fase 2 overheen is gegaan, mogen meeschuiven naar fase 3, legt Glerum van Boekel de Nerée uit. Een andere optie is om de afspraken pas gedurende het project per fase verder gestalte te geven. Gerard Wentink van Baker & McKenzie: "Als het niet van tevoren al duidelijk is, hakken we het in stukjes. Dan maken we bijvoorbeeld een vaste afspraak voor de intakefase: advies voor de te volgen route en strategie kost bedrag X. Dan kijken we vervolgens wat er allemaal moet gebeuren en bekijken we per fase hoeveel het kost."

Tijdschrijven, maar dan anders

Nadat het projectplan op tafel ligt, is het zaak om op schema te blijven. Computersystemen kunnen advocaten daarbij helpen. Veelal wordt het tijdschrijfsysteem gebruikt dat ook al werd gebruikt bij het werken op basis van uurtje-factuurtje. Dat is bijvoorbeeld het geval bij De Brauw: "Ons eigen tijdschrijfsysteem heeft die budgetteermogelijkheid in zich. Hij stond alleen nooit aan. Sinds vorig jaar is hij aan en in gebruik. Dat leidt tot veel beter projectmanagement", zegt Kees Peijster. Hetzelfde geldt voor Baker & McKenzie. Gerard Wentink: "We gebruiken ons tijdschrijfsysteem om het werk te volgen. Dat kan op uur- of weekbasis, maar wij doen het op dagbasis. We houden bij wie hoeveel uren heeft gewerkt voor welke cliënt."

Bij Boekel hebben ze sinds enkele jaren een systeem waardoor de advocaten een seintje krijgen als ze op 75, 90 of 100 procent van een bepaalde estimate zitten, legt Head of Finance Glerum uit. "De partner kan aan de hand daarvan kijken of we op schema lopen met de werkzaamheden en eventueel bijsturen en de cliënt inlichten. Je schrijft niet alleen je tijd, maar houdt ook inhoudelijk bij hoe ver je bent. Zo kun je de cliënt zowel financieel als inhoudelijk op de hoogte houden. Ook daarover worden afspraken gemaakt. De een wil wekelijks een telefonische update, de andere elke paar dagen per e-mail."

Ook NautaDutilh beschikt over een zogenaamde 'pitch tool', waarmee ze bij aanvang van een dossier een goede quote kunnen geven en daarmee een solide basis leggen voor het verdere management van de zaak, zegt Van der Meij. "Vervolgens monitort onze financiële administratie de status van het dossier en waarschuwt intern als bepaalde afspraken met de cliënt dreigen te worden overschreden." Daarnaast wordt volgens Van der Meij bij Nauta een begin gemaakt met de specifieke betrokkenheid van een kantoorgenoot als projectmanager van één dossier.

Nog niet volledig ingebed

Hoewel de grotere advocatenkantoren in Nederland allemaal lijken te zijn begonnen met projectmanagement, varieert de mate waarin. Kees Peijster van De Brauw schat dat zo'n 10 à 15 procent van het werk door zijn kantoor met projectmanagement wordt gedaan. "Met name aan de corporate kant en zeker bij grotere zaken. Een vaste afspraak is goed, we bieden het alle cliënten aan." Gerard Wentink van Baker & McKenzie weet dat het nog 'een relatief klein percentage is'. De schatting van Boekel ligt 'rond 25 procent van de omzet'. Voor sommige rechtsgebieden of jaren kan dat ook hoger uitvallen.

Peijster is al met al te spreken over projectmanagement. "De interne vraag ernaar bleek heel groot te zijn. Het is wel te vroeg om te zeggen dat het een heel groot succes is. Over twee jaar weten we of dat het geval is. Maar als je me vraagt wat ik denk dat ik over twee jaar zou antwoorden, dan zeg ik: ja het zal een succes zijn. Om het zeker te weten moet het eerst bestendig zijn en nog meer dan nu ingebed worden in onze werkwijze."

"Wat het in elk geval al heeft bewerkstelligd is dat er nu veel beter wordt nagedacht. We gaan bij elkaar zitten en bespreken wat we verwachten, hoeveel tijd we denken te moeten besteden. Dat doet beide partijen goed."

    | Mail de redactie | Print